Automatische Zuweisung einer Mitgliedsnummer:
Bei der Anlage eines Mitglieds wird automatisch eine neue Mitgliedsnummer erstellt. Die Mitglieder werden den Landesgruppen über eine vordefinierte Syntax zugeordnet.
Zudem ist ein Verfahren etabliert worden, um Mitgliedsnummern zu sperren (bei Ausweisverlust).

Rollen- und Rechtekonzept
Ein abgestuftes Benutzer-Rechtesystem (Nutzergruppen und Zuordnung von Rechten für die Nutzungsfestlegung bis auf Ebene Datenfeld)

Eigenverwaltung
Jedes aktive Mitglied kann seinen Datenbestand selbst einsehen und ausgewählte Datenfeldinhalte ergänzen / ändern (z. B. Adressdaten, Bankdaten, Bezug von Medien).

Verwaltung von Organisationen und externen Partnern
Über einen separaten Bereich werden Organisationen sowie externe Partner verwaltet

Import und Export von Daten

Importieren von Daten
Über eine Importschnittstelle können komplette Datensätze oder auch nur Teile importiert werden. Hierbei bildet die wichtigste Funktion der Import von Adressdaten, die von der Deutschen Post bereitgestellt werden. Nach dem Import werden Mitglieder mit einer ungültige Adresse gekennzeichnet und anhand eine automatische Benachrichtigung um die Aktualisierung Ihrer Adresse gebeten sowie die Datenpfleger der verantwortlichen Verbindungsstelle systemseitig über die Änderung informiert.

Exportieren von Daten
Über einen individuellen Export können vollständige Datensätze, definierter Bestandteile von Datensätzen, Rechercheergebnisse oder statistische Auswertungen exportiert werden. Die Datenexporte werden in Art und Umfang durch die verschiedenen Benutzerberechtigungen eingeschränkt.

Recherchefunktionen (Recherche anhand vordefinierter oder individuelle Suchroutinen)

• Recherche nach allen Datensatzfeldern
• Volltextsuche, Suche über Katalogbegriffe, Verknüpfung und/oder wählbar, Suche nach leeren und nicht leeren Datenfeldern
• Festlegung der zu exportierenden Daten anhand der Suchabfrage
• Generierte Recherchen (Abfrage und Exporteinstellung) können nutzerbezogen gespeichert und editiert werden

Statistikauswertungen

Über die archivierten sowie aktiven Daten werden Statistiken erstellt und den Mitgliedern entsprechend Ihrer Rollen/ Rechte Statistiken angezeigt. Über diese wird u.a. die Entwicklung der Mitglieder-Eintritte/Austritte abgebildet.

Bankeinzugsverfahren nach SEPA-Anforderungen

Die für das SEPA-Lastschriftverfahren erforderlichen Daten werden in der Webapplikation erfasst und gepflegt. Zusätzlich können die Abrechnungsverfahren „Überweisung“ und „Barzahlung“ abgebildet werden.
Die Ausgabe der relevanten Datensätze für die Weiterbearbeitung bei den Banken erfolgt nach SEPA-Standards (Erzeugung einer/mehrerer xml-Dateien).
In der Webapplikation wird nachvollzogen, welche Mitglieder den Mitgliedsbeitrag für das laufende Jahr bezahlt, d.h. für welches der Export der Lastschriftdaten bereits erfolgt ist.

Sozial- und Kulturbericht

Über die Webapplikation können kulturelle Veranstaltungen und soziale Ereignisse eingepflegt und an bestimmte Benutzergruppen sowie über das Intranet an die Mitglieder veröffentlicht werden.

Intranet

Nach der Anmeldung gelangen die Mitglieder über die Startseite auf das Intranet. Über dieses werden die Mitglieder über Neuigkeiten sowie Sozial- und Kulturberichte informiert.

Archivdatenverwaltung

• Bestimmte Mitgliedsdatensätze werden zu bestimmten Zeitpunkten automatisiert in ein Archiv überführt.
• Der Umfang der zu überführenden Daten und die Verweildauer im Archiv entspricht den Datenschutzbestimmungen. Der Zugriff auf das Archiv ist hierbei nur ausgewählten Nutzergruppen gestattet.

Anonymisierung

Bestimmte Mitgliederdaten werden nach einem definierten Zeitraum automatisch pseudonymisiert.

Reporting und Monitoring

• Die Zugriffe auf die Daten und die Nutzung des Systems, insbesondere die Erfassung, Speicherung, Änderung, Löschung, Recherche, werden nachvollzogen und nach datenschutzrechtlichen Aspekten protokolliert.
• Das Monitoring der Zugriffe, System- und Datennutzung, ist bestimmten Benutzergruppen möglich.