MIAS®-System
IfG GmbH Institut für Gesundheit und Management

Über das Projekt

MIAS® - Die Softwarelösung im Bereich des Controllings von Sicherheit und Gesundheit bei der Arbeit zur Reifegradanalyse in bestimmten Bereichen (z.B. Gesundheit, Gefahr, Prävention, Managementsystem etc.)

Projektbeschreibung

Ausgangssituation
Analyse
Herausforderung
Kundenwünsche
Beratung
Konzept
Ergebnis

Ausgangssituation

Die Firma IfG GmbH, das Institut für Gesundheit und Management, berät und zertifiziert Unternehmen im Bereich Arbeitspsychologie und Arbeitsschutz.
Durch eine Vorabanalyse wird der Reifegrad des Unternehmens in diesen Bereichen herauskristallisiert, um zu ermitteln, ob die Voraussetzungen für die Zertifizierung eines Unternehmens gegeben sind.

Nächster Schritt
Analyse
- Die Reifegradanalyse wurde früher durch die Berater von IfG im Rahmen eines Außendienst-Termins im Hause des Bestands-/Neukunden anhand eines Fragebogens durchgeführt.
- Die kundenbezogenen Daten sowie Ergebnisse der Befragung wurden im Termin in Excel-Tabellen und im Anschluss händisch in eine Software übertragen, über das die Ergebnisse ausgewertet wurden.
- Jeder Berater entschied anhand der Ausprägung der Ergebnisse, ob ein Unternehmen die Anforderungen für die gewünschte Zertifizierung erfüllt.
Nächster Schritt
Herausforderung

Die Reifegradanalyse im Rahmen eines Vorort-Termins führte in einigen Fällen zur Erkenntnis, dass das interessierte Unternehmen nicht die Voraussetzungen für die Zertifizierung erfüllt.
Folge:
→ Der Erfolg der Außendienst-Termine war nicht vorhersehbar
→ Führte in vielen Fällen zu Kosten, die nicht durch den Abschluss eines Vertrags amortisiert werden konnten.

Hinzu kam, dass die in Excel-Tabellen gepflegten Daten nur mit viel Aufwand global betrachtet/interpretiert werden konnten.

Nächster Schritt
Kundenwünsche

Anfang März 2019 hat sich IfG an uns gewandt, da sie auf der Suche nach einer Softwarelösung als Analyse-Anwendung zur Reifegradanalyse in bestimmten Bereichen waren.

Ziel vor Beratung: Client-Software
- Digitalisierung des bis dahin gelebten Prozess (Befragung der Unternehmen im Vorort-Termin, Auswertung und Darstellung der Ergebnisse)
- Ergebnisse sollten dem Berater zur Beurteilung des Reifegrades für die Zertifizierung nach ISO 45001 sowie für die Compliance Zertifizierung dienen
- Dokumentation der Ergebnisse für den Berater vereinfachen und die Auswertung der Ergebnisse direkt im Vorort-Termin ermöglichen
Nächster Schritt
Beratung

Auf Basis der Anforderungen von IfG sind wir daraufhin in ein Beratungsgespräch übergegangen.

Ergebnis der Beratung:

Erreichbarkeit:
Anwendung nicht als Client-, sondern als Websoftware programmieren
→ Software kann von allen Usern über alle Endgeräte aufgerufen werden kann

Integration Unternehmens-Plattform:
Interessierte Unternehmen können die Analyse ohne Berater und ohne Vorort-Termin selbst durchführen.
→ Kostenersparnis durch Entfall der Außendiensttermine

Integration Mandantenfähigkeit:
Unternehmen legen bei der Anmeldung in der Software ihr Organigramm an, um im Anschluss anzugeben, für welchen/welche Bereiche sowie welche Untergruppierungen sie die Analyse vornehmen möchten.
→ Trennung der Bereiche sowie Eingrenzung der Analyse führt zu Maximum an Validität.

Weitere Vorteile für die Beratung:
Neben dem Grundprozess der Dokumentation der Befragung, Auswertung und Darstellung der Ergebnisse, könnte die Software für den Berater/das Unternehmen ToDo-Listen für die verantwortlichen Instanzen, Ergebnis-Überblicke sowie Handlungsempfehlungen automatisch erstellen und zur Verfügung stellen.
→ Dient als Unterstützung für Unternehmen sowie Berater, das Unternehmen auf die Zertifizierung vorzubereiten und mögliche fehlende Voraussetzungen eigenständig nachzuziehen.
→ IfG kann den kontinuierlichen Verbesserungsprozess aller Unternehmen einsehen und interpretieren.

News-Plattform:
Integration einer News-Plattform für die Bestandskunden auf der Startseite der Webapplikation

Neues Geschäftsmodell:
Die Software könnte nun auch im Rahmen eines Lizenzmodells durch IfG an Unternehmen verkauft werden. Die Unternehmen hätten somit die Möglichkeit ohne IfG immer wieder den aktuellen Reifegrad zu analysieren und sich der Erfüllung aller Voraussetzungen annähern.

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Nächster Schritt
Konzept

Über das MIAS® stellt IfG seinen Berater eine ganzheitliche Software zur Verfügung, über die sie die Reifegradanalyse für bestimmte Bereiche eines zu zertifizierenden Unternehmens durchführen können. Über die Ergebnisse ist es ihnen nun mit geringem Zeitaufwand möglich die Unternehmen zu beraten und auf die Zertifizierung vorzubereiten.
Zudem wird die Websoftware von Unternehmen als eigenständiges Analyse-Tool zur Vorbereitung auf eine Zertifizierung oder auch für interne Zwecke genutzt. Auf diese Weise können Unternehmen die Analyse ohne Berater und ohne Vorort-Termin selbst durchführen und IfG kann somit durch den Entfall der Außendiensttermine hohe Kosten einsparen.
Bestandteile der Websoftware

News-Plattform:
Die Websoftware bietet auf der Startseite eine News-Plattform. Über diese Plattform veröffentlicht IfG Neuigkeiten an seine Bestandskunden (Neuigkeiten über IfG, Rechtliche Vorgaben etc.)
Mandantenfähigkeit:
Durch das durch die verantwortliche Instanz bei der Anmeldung angelegte Organigramm, bzw. die integrierte Mandantenfähigkeit können bei Bedarf auch nur bestimmte Bereiche/Untergruppierungen analysiert und miteinander verglichen werden.
- Trennung der Bereiche sowie Eingrenzung der Analyse führt zu Maximum an Validität
Analyse-Vorlagen:
IfG stellt ihren Beratern sowie Mandanten Analyse-Vorlagen zur Verfügung, die die Basis der Befragungen darstellen.
- Individuelle Analyse-Vorlagen
- Unterschiedliche Gewichtung pro Bereich
- Individuelle Ergänzung von Fragen
Beantwortung der Fragen:
Die Fragen, die sich auf die unterschiedlichen Bereiche des Unternehmens beziehen, werden anhand einer Scala von 1 (= trifft nicht zu) bis 6 (trifft zu) beantwortet.

Interpretation der Analyse:
Nach der Vollendung der Befragung interpretiert die Software dessen Ergebnisse anhand eines hierfür definierten Algorithmus und ermittelt den Reifegrad des Unternehmens in Bezug auf die Zertifizierung nach ISO 45001 und/oder der Compliance Zertifizierung.

Checklisten:
Je nach Reifegrad erstellt die Software automatisch unterschiedliche Checklisten.

Analyse-Ergebnis:
Die Ergebnisse der Bewertung werden durch die Software kumuliert und die dadurch erhaltenen Durchschnittswerte der einzelnen Feinstziele in Kreissektorendiagrammen (KSD) abgebildet.
Neben der Darstellung von Bewertungen, Gewichtungen und unterschiedlichen Ebenen, liefert das KSD noch die Kennzahl „Systemwert“, „Homogenität“ sowie „Performanz“.
ToDo-Liste:
Neben der Ergebnisveranschaulichung über KSDs wird eine ToDo-Liste erstellt.
- Neben den Ergebnissen werden Handlungsanleitungen abgebildet
- Über den Bereich „Maßnahme“ definiert die verantwortliche Instanz die Themen, die die Organisation vor der Zertifizierung umsetzen muss
- Zudem wird die verantwortliche Instanz für die Maßnahme, wer unterstützt, hinterlegt und eine Frist, bis wann die Maßnahme umgesetzt werden muss, gesetzt.
- Die Stati der Umsetzung sind zur schnellen Erkennung mit einem Ampelsystem versehen (rot = nicht umgesetzt, gelb = in Bearbeitung, grün = umgesetzt).
- Die ToDo-Liste sortiert sich, bezogen auf die Frist, automatisch nach Umsetzungsstatus.
- Ist die Maßnahme umgesetzt, wird eine Wirksamkeitsprüfung verlangt. Die Anforderung oder Anforderungen müssen dann nochmals unter Berücksichtigung der Maßnahmen gesetzt und eine neue Bewertung vorgenommen werden (Scala 1 bis 6).
- Nach jeder Maßnahme, die abgeschlossen ist, erscheint das veränderte KSD. Beide KSD (vor und nach den Maßnahmen) liegen dann nebeneinander, um die Verbesserungen zu erkennen. Deutlich ersichtlich sind dann der verbesserte Systemwert, die verbesserte Homogenität und die verbesserte Performanz.
→ Über diese Übersicht können die Berater/ Mandanten die Bereiche einsehen, bei denen es vor der Zertifizierung einen Handlungsbedarf gibt.
→ Dient als Unterstützung für Unternehmen sowie Berater, das Unternehmen auf die Zertifizierung vorzubereiten und mögliche fehlende Voraussetzungen eigenständig nachzuziehen.
→ IfG kann den kontinuierlichen Verbesserungsprozess aller Unternehmen einsehen und interpretieren.
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Nächster Schritt
Ergebnis

Zusammengefasst konnte sich IfG von den zuvor notwendigen Kundenterminen lösen und ihren Beratern eine ganzheitliche Websoftware zur Verfügung stellen, über die sie die Reifegradanalyse nutzerfreundlich abbilden können. Über die Ergebnisse ist es ihnen nun mit geringem Zeitaufwand möglich die Unternehmen zu beraten und auf die Zertifizierung vorzubereiten.
Neben diesem Aspekt, konnte IfG für sich zudem ein neues Geschäftsmodell entdecken. Es ist IfG nun möglich die Websoftware an Unternehmen als eigenständiges Analyse-Tool zur Vorbereitung auf eine Zertifizierung oder auch für interne Zwecke zu verkaufen. Abgerundet wird die Websoftware durch eine News-Plattform auf der Startseite, die es den Mandanten ermöglicht, IfG über das Leistungsportfolio, Neuigkeiten und Berichte kennenzulernen.
Auf der Login-Seite wird nun eine Verlinkung zur Homepage sowie ein Kontaktformular ergänzt. IfG ist dann möglich die Webapplikation in Marketing-Kampagnen einzubinden, um Neukunden anzuwerben.