Über das Projekt

Notfallmedizinisches Zentrum des Landes Rheinland-Pfalz

RETTpro® - Die rettungsdienstliche Informationsplattform für das Rettungszentrum des Bundeswehrkrankenhauses in Koblenz

Ziel: Planungs-/ und Informationsplattform für Vertrieb, Betrieb und Weiterentwicklung des Rettungszentrums

Mehr Infos zu RETTpro®

Bundeswehrzentrum Koblenz RETTpro®
PHP Bootstrap REST Vue.js jQuery Highcharts Microsoft Excel MariaDB

Projektbeschreibung

  •  Ausgangssituation
  •  Beratung
  •  Konzept
  •  Ergebnis
  •  Erfahrungen
  •  Ausblick in die Zukunft
  • Ausgangssituation

     
    • Bis Ende 2019 wurde das Rettungszentrum des Bundeswehrzentralkrankenhauses in Koblenz (nachfolgend Rettungszentrum) über unterschiedliche Tools, Excel-Tabellen, Formulare sowohl handschriftlich als auch digital verwaltet und gesteuert.
    • Die Datenpflege in unterschiedlichen Medien führte zu einem hohen Zeitaufwand und Inkonsistenzen sowie die abweichende Anwesenheit der Mitarbeiter zu einer verzögerten Wissensvermittlung und somit zu einem heterogenen Wissenstand innerhalb des Rettungszentrums.
    • Aus diesen Gründen entstand der Wunsch nach einer ganzheitlichen Softwarelösung, die alle Planungs-/ und Informationsstrukturen abdeckt und zugleich den verschärften und strikten Sicherheitsvorkehrungen der Bundeswehr der Bundesrepublik Deutschland entspricht.

    Mit diesem Wunsch trat der projektverantwortliche Stabsfeldwebel und leitende Rettungssanitäter des Rettungszentrums Ende des Jahres 2018 mit uns in Kontakt und bat uns bei der offiziellen Ausschreibung teilzunehmen.

    Nächster Schritt
  • Beratung

     

    In unserem darauffolgenden Beratungsgespräch sind wir dann auf die unterschiedlichen Möglichkeiten der Umsetzung der Anforderungen eingegangen.

    • Um das Informationsmanagement zentral aufzubauen, haben wir das Rettungszentrum dahingehend beraten, unsere bereits seit 2011 im Markt etablierte Software RETTpro® als Grundstein für die Pflege der Informationen zu nutzen vorgestellt. Diese umfasste bis zu diesem Zeitpunkt die Grundfunktionalitäten, die die Planung sowie Informationsverwaltung im Rettungsdienst in allen Bereichen des alltäglichen Rettungsdienstes bereits abdeckten.
    • Über eine zentrale Software ist der Pflegeaufwand auf ein Minimum reduziert und die Informationen werden vollautomatisch entsprechend eines klaren Rollen- und Rechtekonzepts direkt an die entsprechende Person / den entsprechenden Personenkreis übermittelt.
    • Zudem wurde besprochen zusätzlich eine Benachrichtigung über eine neue Information an die Bundeswehr E-Mail-Adressen zu senden, um sicherzustellen, dass die Mitarbeiter auch unterwegs informiert bleiben.
    • Da die Straßensperrungen, die über ein zentrales Postfach eingehen, bis zu diesem Zeitpunkt noch händisch an alle Mitarbeiter weitergeleitet wurden, boten wir dem Rettungszentrum an, die E-Mails der Straßensperrungen direkt aus dem zentralen Postfach auszulesen. Nach dem Auslesen können diese dann direkt in über die Software und die automatischen Benachrichtigungen an Mitarbeitern weiterleiten.
    • Um sicherzustellen, dass alle Mitarbeiter, die sich in der Wache im Dienst befinden, immer alle neuen Informationen, Aufgaben, Straßensperrungen sowie die Wetterlage ohne sich in unsere Software einloggen zu müssen, sofort sehen, boten wir an, in allen entscheidenden Bereiche der Wache, wie dem Aufenthaltsraum und der Fahrzeughalle, einen Infoterminal anzubringen. Über die Infoterminals können dann, über eine speziell programmierte Oberfläche, alle notwendigen Informationen aus dem RETTpro® angezeigt werden.
    • Außerdem hatte das Rettungszentrum den klaren Wunsch, die Arbeitszeitüberschreitung der Mitarbeiter sowie den Erfüllungsgrad der täglichen / allgemeinen Aufgaben überprüfen und reporten zu können. Zum einen offerierten wir die Möglichkeit, dass wir im Modul Dienstplan die Arbeitsstunden mit einem Sollwert abbilden und somit die Überschreitung der Arbeitszeiten messen und auswerten. Zum anderen boten wir an über eine integrierte Lesebestätigung auszulesen welche Mitarbeiter welche Informationen gelesen haben und dies zu reporten.

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    Nächster Schritt
  • Konzept

     

    Um alle Anforderungen des Rettungszentrums in einer Software zu vereinen, haben wir als Grundgerüst die bereits vorhandene Software RETTpro® definiert, die bereits die Grundfunktionalitäten enthielt, die für das Rettungszentrum der grundlegende Baustein der gewünschten Software darstellen und diese erweitert.

    Dashboard

    • Abbildung von Daten und Informationen (z.B. Informationen, Aufgaben), die für den User, gemäß Rechte-/ Rollenkonzepts, von Interesse sind.
    • Hinter allen Daten/ Kennzahlen liegen Schnellzugriffe zu den Bereichen im RETTpro®.
     RETTpro®  RETTpro®  RETTpro®

    Informationen

    • Administratoren können Informationen einpflegen und für bestimmten Personenkreis veröffentlichen.
    • Dieser Bereich wurde um automatische Benachrichtigungsfunktionen, (über Plattform und Bundeswehr-E-Mail-Adresse der Mitarbeiter), erweitert.
    • Informationen werden automatisch auf Infoterminals, die in der Wache in unterschiedlichen Bereichen installiert wurden, übertragen.
      Informationsübermittlung über unterschiedliche Medien
      → Mitarbeiter ob an- oder abwesend stets auf dem Laufenden

    Dienstpläne

    • Dienstpläne und der Diensttausch der Mitarbeiter anlegen, verwalten und veröffentlichen sowie Dienstpläne, die außerhalb der Software erstellt wurden, als csv.- bzw. PDF-Datei zentral hochladen und veröffentlichen.
    • Mitarbeiter können ihre Urlaubsanträge an die Administratoren zur Bearbeitung und Freigabe übergeben. Administratoren können Anträge einsehen, den Urlaubsplan strukturieren und Mitarbeiter über Freigabe/ Ablehnung informieren.
    • Veröffentlichung der Urlaubspläne.
      → Alle entscheidenden Aktionen sind mit automatischen Mitarbeiter-Benachrichtigungen gestützt.
    • Abgleich der Arbeitsstunden. Administratoren können Soll-Arbeitsstunden der Mitarbeiter hinterlegen. Anhand Soll-Arbeitsstunden und Ist-Arbeitsstunden, wird Abweichung ermittelt. Report pro Mitarbeiter, ob Arbeitszeit erfüllt oder über- / unterschritten wurde.

    Wachbücher
    Erfassung der Auffälligkeiten im Dienstbetrieb und Dokumentation der Erledigung nötiger Aufgaben.

     RETTpro®  RETTpro®

    Checklisten

    • Über diesen Bereich werden Aufgaben gelenkt und überprüft.
    • Eigene Checklisten zur z.B. Fahrzeugüberprüfung, Materialwartung können hinterlegt und Mitarbeitern zur Verfügung gestellt werden. Diese werden von den Mitarbeitern zur Dokumentation und von den Administratoren zur Verwaltung genutzt.
     RETTpro®  RETTpro®

    Einsätze
    In diesem Bereich werden die Einsätze und Spitzenabdeckungen von den Mitarbeitern dokumentiert und Desinfektionsmeldungen nach Rahmenhygieneplan gemeldet sowie das individuelle Fahrtenbuch geführt.

     RETTpro®  RETTpro®

    Qualitätsmanagement (Fehlermeldungen/ Verbesserungsvorschläge)
    Über diesen Bereich können die Mitarbeiter zu den internen Prozessen, Softwarelösungen, zum Inventar, Fehlermeldungen dokumentieren oder Verbesserungsvorschläge anbringen. Werden von Administratoren eingesehen und bearbeitet.
    Die Mitarbeiter werden hierbei über die Bearbeitung der Meldungen und das hieraus von den Administratoren abgeleitete Ergebnis informiert.

     RETTpro®

    Verbandbücher
    Über das Verbandbuch werden z.B. interne Arbeitsunfälle dokumentiert, welche zu einer internen Entnahme von Medizinprodukten geführt hat. Administratoren können diese anhand einer Übersicht sichten/kontrollieren.

     RETTpro®

    Fahrzeuge
    Über diesen Bereich hinterlegen und verwalten die Mitarbeiter die Einsatzfahrzeuge. Alle Fahrzeugdaten, wie z.B. Standorthistorien, Wartungs- und Prüfungstermine, und Fahrzeugmängel werden mit Priorität dokumentiert. Durch diese Dokumentation haben die Administratoren stets den Überblick über den aktuellen Zustand und Einsatz des gesamten Fuhrparks.

     RETTpro®

    Medizingeräte

    • Über diesen Bereich werden alle Medizingeräte angelegt und nach rechtlichen Rahmenvorgaben verwaltet.
    • Hier werden die Stammdaten- und Mängel und die zu absolvierenden Einweisungen der Mitarbeiter über die Geräte verwaltet.
    • Zudem werden die notwendigen STK-, MTK- und Wartungsterminen über diesen Bereich organisiert
      → Schlanke Organisation
     RETTpro®

    Digitalfunk
    In diesem Bereich werden die Digitalfunkgeräte verwaltet. Hierüber werden, gemäß den gesetzlichen Vorgaben, die Stammdaten und Mängel erfassen sowie Reparaturlaufzettel erstellen.

     RETTpro®  RETTpro®

    Lager

    • Überblick über alle Lagerbestände
    • Tracking definierter Zentral- und Nebenlager mit gleichwertigen Lagern
    • Ein- und Ausbuchen der Lagerbestände durch die Mitarbeiter über Barcodes
    • Automatische Kontrolle über Soll- / Ist-Abgleich des Lagerbestandes
    • Bestellung neuer Artikel kann manuell vorgenommen oder teil- / vollautomatisch durch die Software umgesetzt werden (Automatische Prüfung der Software, ob Sollwert eines Artikels unterschritten und bestellt diesen eigenständig beim Lieferanten nach)
    • Bestelllisten für Zulieferer können editiert, generiert, versendet und verwaltet werden
    • Vielfältige Reportings, die einen ganzheitlichen materiellen, wie monetären, Überblick über mehrere Wachen, Organisationen ermöglichen

    Mitarbeiter
    Über die elektronische Personalakte werden personenbezogene Daten, Nachweise und Qualifikationen der Mitarbeiter verwaltet, um wichtige Informationen, wie die Führerscheinkontrolle immer nach den notwendigen Standards regelmäßig prüfen und dokumentieren zu können.

     RETTpro®  RETTpro®

    CIRS
    Über das CIRS wird eine proaktive Fehlerkultur gelebt. Fehler oder Beinahefehler werden anonym dokumentiert. Diese ermöglicht es den Administratoren einen Überblick zu erhalten und aus diesem wichtige (globale) Verbesserungsmaßnahmen abzuleiten.

     RETTpro®

    Umfragen & Tests
    Mitarbeiter im Rettungsdienst müssen regelmäßig Prüfungen ablegen, um ihren Titel weiterführen zu dürfen. Dieser Bereich unterstützt hierbei durch ein nachvollziehbares Wissensmanagement, eigene Online-Umfragen bei der Wissenserhebung und -festigung. Zudem können hierauf aufbauend interne Fortbildungen absolviert werden.

     RETTpro®  RETTpro®

    Dokumente
    Über den Bereich Dokumente werden elektronische Dokumente zentral hochgeladen und in die Plattform integriert. Hierbei führen logische Ordnerstrukturen zur Ablage, umfangreiche Suchfunktionen sowie Zugriffsrechte und Lesebestätigungen für ein strukturiertes Handling.

    DESKpro

    • Über das DESKpro wird die Organisation und Kommunikation gefördert.
    • Integrierter E-Mail-Client und ein virtueller Kalender mit .ics Kalenderdateien
    • Mitarbeiter erhält alle aktuellen Informationen (z.B. Straßensperrungen, aktuelle Wetterlage). Dies wird einerseits durch das Auslesen des E-Mail-Postfachs der Bundeswehr für die Straßensperrungen ermöglicht und andererseits durch eine API (Schnittstelle) zu einer Wetterdienstvorhersage-Plattform.
    • Aufgaben können verwaltet werden. Dies hat einen großen Stellenwert für das Rettungszentrum, da die täglichen Aufgaben der Mitarbeiter einen großen Einfluss auf den reibungslosen Ablauf haben.
      → Die Aufgaben werden den Mitarbeitern sowohl zentral über das RETTpro® veröffentlicht, als auch per Benachrichtigung an die Bundeswehr-E-Mail Adresse übermittelt.
      → Um sicherzustellen, dass alle Mitarbeiter die aktuellen Aufgaben bereits bei Dienstantritt auf einen Blick sehen und den Tagesablauf planen können, werden die Aufgaben, neben den Informationen, auf den Infoterminals veröffentlicht.
      Um auch die eingehenden Einsätze auf dem Infoterminal anzuzeigen, werden im Moment des Eingangs eines Einsatzes automatisch die Informationen aus dem RETTpro® ausgeblendet und die Informationen des Einsatzes sowie die aktuellen Straßensperrungen/ aktuelle Wetterlage eingeblendet. Nach einer bestimmten Zeit/ nach dem Ausfahren des Einsatz-Teams werden die Informationen des RETTpro®s wieder eingeblendet.
     RETTpro®  RETTpro®

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    Nächster Schritt
  • Ergebnis

     
    • Über unsere Softwarelösung können die elementaren Organisationsbausteine des Rettungsdienstes, wie die Informations- und Planungsstruktur abgebildet werden.
    • Durch die klare Informationsvermittlung über das RETTpro®, die E-Mail-Benachrichtigungen, Lesebestätigungen sowie die Infoterminals wird erreicht, dass alle Mitarbeiter sowohl während des Dienstes in der Wache, im Einsatz sowie außerhalb des Dienstes stets auf dem aktuellsten Stand sind. Dies betrifft nicht nur aktuelle Informationen, Aufgaben, die aktuelle Wetterlage sowie Straßensperrungen, sondern vor allem auch alle weiteren organisatorischen Funktionen.
    • Durch die Möglichkeit Einsätze, Wachbücher, Fahrzeuge, Medizingeräte und das Lager über das RETTpro® verwalten und reporten zu können, hat jeder Mitarbeiter im RETTpro® einen Gesamtüberblick.
    • Die Administratoren sind somit immer aussagefähig und können alle administrativen Aufgaben im Rettungsdienst über eine Software abwickeln und den reibungslosen wirtschaftlichen Ablauf sowie die Steuerung und Weiterentwicklung der Mitarbeiter gewährleisten.
    • Zudem entwickelten/entwickeln sich während der Zusammenarbeit innovative Zusatzaufträge, wie die digitale Führerscheinkontrolle. Ein NFC-Siegel wird auf den Führerschein geklebt, welcher von einem NFC-Reader erkannt wird. Die Mitarbeiter werden nach einer festgelegten Zeit (z.B. 3 Monate) durch das RETTpro® daran erinnert, dass der Führerschein systemseitig abgelaufen ist und werden gebeten, den Führerschein zu aktualisieren. Durch einfaches Auflegen auf den NFC-Reader erkennt das RETTpro® den vorhandenen Führerschein, öffnet ein Unterschriftenfeld, in das die Mitarbeiter die Verpflichtungserklärung unterschreiben müssen und aktualisiert die Gültigkeit des Führerscheins. Die Verpflichtungserklärung ist hierbei frei konfigurierbar.
      Als Administrator hat man zusätzlich jederzeit einen Überblick über die Aktualität der Führerscheine seiner Mitarbeiter. Für die verschlüsselte und sichere Kommunikation zwischen dem NFC-Lesegerät und dem RETTpro® dient eine eigene Windowssoftware.
    • Außerdem haben wir für das Rettungszentrum ein Konzept für die Integration einer dauerhaften Patentienten-Befragung erstellt. Über die Patientenbefragung wird die Zufriedenheit der Patienten erfragt und über die Ergebnisse Optimierungen für das Rettungszentrum abgeleitet. Dies beinhält neben der Optimierung der Abläufe im Rettungszentrum auch die Weiterentwicklung der Rettungskräfte.

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  • Erfahrungen

     

    Um nicht nur aus der Erfahrung der Firma SEMAsystems zu berichten, fügen wir nachfolgend den Bericht des projektverantwortlichen leitenden Notfallsanitäters des Rettungszentrums/Stabfeldwebels, Herrn Jörg May, an.

    „Das resultierte Produkt "RettPro9" ist für das notfallmedizinische Zentrum am Bundeswehrzentralkrankenhaus in Koblenz eine tragende Säule um auf europäischem Qualitätsniveau (EM15224:2016) agieren zu können. Die Zusammenarbeit verlief durchgehend höchst professionell, sehr flexibel, verlässlich und zügig. Auch nach primärer Auftragserfüllung legt die Firma SEMAsystems großen Wert auf Systemstabilität und Kundenzufriedenheit.
    Personell ist die Firma adäquat aufgestellt und sowohl die Geschäftsführung als auch die Projektbetreuer sind jederzeit auf Augenhöhe ansprechbar, kompetent und motiviert. Wir können die Firma als Partner im Segment der rettungsdienstlichen Softwarelösungen mit Nachdruck weiterempfehlen und sind beruhigt, einen kompetenten und verlässlichen Partner für unsere sensible Datensteuerung an der Seite zu haben. Hierbei stehen die Daten und Systemsicherheit für uns immer im Vordergrund. Hier zeichnet sich die Firma SEMAsystems durch ein zertifiziertes und überwachtes Qualitätsmanagement aus.“

    Nächster Schritt
  • Ausblick in die Zukunft

     

    Für uns ist das Rettungszentrum ein zukunftsführender Projektpartner, mit dem wir die bestehende Software und die darüber abgebildeten Prozesse immer weiter ausbauen.
    Nachfolgende Zukunftsthemen werden wir in Kürze programmieren.
    Das Rettungszentrum hat uns beauftragt Augumented-Reality-Brillen, die in der Rettungswache zum Einsatz kommen werden, zu programmieren. Die AR-Brillen werden von den Mitarbeiter zur Fahrzeugüberprüfung genutzt. Die Checkliste wird hierfür in die AR-Brille integriert, sodass die Mitarbeiter über die Brille den Soll- sowie Ist-Füllstand der Medizinprodukte einsehen und das Fahrzeug schnell und sicher beladen können.
    Zudem werden wir eine Übersicht in Form einer Verladungsliste in das RETTpro® integrieren, über das die Füllstande der Rettungswagen jederzeit eingesehen und gesteuert werden können. Auf diese Weise können die Administratoren pro Rettungswagen nachvollziehen, welche Menge pro Medizinprodukt verladen ist.

    Im nächsten Schritt wird in das RETTpro® eine Checkliste implementiert, über die das ersteintreffende Rettungsmittel in Großschadenslagen/bei einem Massenanfall die Lage protokollieren und darüber leiten kann. Über das Protokoll werden Daten, wie die Anzahl der Verletzten, Schwere der Verletzung sowie Angaben zu den Rahmenbedingungen (Feuer, Chemie etc.) festgehalten.

    Zudem ist die Digitalisierung der Abrechnung ein fokussierter Bestandteil der kommenden Weiterentwicklungen. Diese wird aktuell handschriftlich über eine Excel vorgenommen. Die Abrechnung erfolgt dann über einen Serienbrief an die Krankenversicherung. Nun werden wir die Abrechnung in das RETTpro® integrieren, um die Rechnungen mithilfe einer integrierten Verwaltung der Krankenversicherungen, digital erstellen und im Anschluss an die Krankenversicherungen zu versenden. Über die digitale Rechnungsstellung können alle Rechnungen der unterschiedlichen Debitoren verwaltet, archiviert und die Kosten für die Einsätze getrackt und reportet werden.

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RETTpro® - Ihre ganzheitliche Softwarelösung im Bereich Rettungsdienst
(auch inkl. meetB-edition)

Das RETTpro® stellt in unserer Softwarepalette die Vollversion dar. In ihm sind viele nützliche Funktionen vereint, inklusive der Programme MPGpro und LAGERpro. Überzeugen Sie sich selbst von den umfangreichen Funktionen und fordern Sie unverbindlich einen kostenlosen Demozugang an!

Seit 2020 ist das RETTpro® und LAGERpro auch in der meetB-edition erhältlich. Damit bieten wir einen noch komfortableren Bestellprozess, da unsere Software über eine Schnittstelle die fehlenden Artikel direkt bei meetB - dem Spezialisten für Verbrauchsmaterial und Medizintechnik - bestellt.

Zusätzliche Funktionen meetB-edition:

  • Automatisches Nachbestellen bei meetB
  • Vollintegrierte Schnittstelle zum meetB-Shop
  • Schnelle Lieferung Dank Package-Priority

So flexibel wie Sie: Mit der meetB-edtion noch bequemer bestellen.

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Bundeswehrzentrum Koblenz RETTpro®

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